GENERALIDADES DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

Objetivo.- Conocer cuales son los conceptos básicos de una   agencia de viajes. 

 DEFINICIÓN

 

Una agencia de viajes es una EMPRESA asociada al turismo, cuyo oficio es ofrecer servicios turísticos como la intermediación, organización y realización de proyectos, planes e itinerarios, elaboración y venta de productos turísticos entre sus clientes y determinados proveedores de viajes .

CONCEPTO

Según el articulo 1.1 de la Organización Mundial de Turismo (OMT), la definición legal de las Agencias  de Viajes es:

"Tienen la consideración de Agencias de Viajes las empresas constituidas en forma de sociedad mercantil, anónima o limitada, que en posesión del titulo -licencia correspondiente, se dedican profesional y comercialmente en exclusividad al ejercicio de actividades de mediación y/o organización de  servicios turísticos pudiendo utilizar medios propios en la prestación de los mismos".

 

¿QUÉ SON LOS SERVICIOS TURISTICOS?

 

 -Los Servicios Turísticos son el conjunto de  realizaciones, hechos y actividades, tendientes a producir prestaciones personales que satisfagan las necesidades del turista y contribuyan al logro de facilitación, acercamiento, uso y disfrute de los bienes turísticos.

-Según la OEA (1980), los Servicios Turísticos , se describen como el resultado de las funciones, acciones y actividades que ejecutadas coordinadamente, por el sujeto receptor, permiten satisfacer al turista, hacer uso óptimo de las facilidades o industria turística y darle valor económico a los atractivos o recursos turísticos.

-Los Servicios Turísticos incluyen su producción, distribución, comercialización, venta y prestación y se refieren a los bienes y servicios ofrecidos por las empresas de mercado turístico, que satisfacen las necesidades de los turistas en la organización del viaje y mediante el disfrute del mismo a través de empresas intermediarias de transporte, alojamiento, organizadoras de eventos y actividades recreativas, etc.  

 

FUNCIONES DE UNA AGENCIA DE VIAJES 

 

FUNCIÓN ASESORA

Para cumplir con esta primera función es necesario tener amplias fuentes de información; para lo cual es necesario contar con varios sistemas:
a)  Sistemas computarizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR).

b)  Disponer de conexiones vía Internet, esto para estar en contacto con sus clientes, asi   como para sus relaciones con los proveedores de servicios turísticos.

c)  Tener una recopilación de mapas, manuales técnicos, guías y bibliotecas especializadas   de folletos.

d)  Es necesario también que la agencia cree su propio banco de datos, con ello podrá   ofrecer información exclusiva y personalizada y guardar información sobre los clientes.

Para el desarrollo correcto de esta función, el/la agente de viajes debe desarrollar una serie de cualidades como son:

1.  Habilidades sociales.- Facilidad para la comunicación con el cliente.   Deberá saber escuchar para captar sus necesidades.

2.  Formación técnica y cultural.- Que le permita informar sobre los diferentes destinos, los medios y las formas de llegar a ellos.

 

FUNCIÓN DE INTERMEDIARIO

Se refiere a gestionar y mediar la reservación, distribución y venta de productos turísticos. Si la agencia de viajes desempeña muy bien tal función, esto le permitirá acercar el producto al cliente y multiplicar los puntos de venta.

Esta función comunmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes concretarán la reservación, la renta o venta de los siguientes grupos de servicios:

FUNCIÓN ORGANIZACIONAL

Esta se refiere a que la agencia puede diseñar, organizar, vender y operar viajes y productos turísticos combianando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes (viajes estándar programados a la oferta).

Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son(viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente).

La función organizacional está gestionada por touroperadores y agencias mayoristas. Para llevarla a cabo se tienen que cumplir algunos puntos:

•Se tiene que hacer una investigación permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como también las ofertas de la competencia.

•La agencia debe ser creativa para diseñar nuevos productos que le permitan diferenciarse de la competencia.

•Ofrecer calidad en el servicio, esto se refiere desde la adecuada elección de los proveedores hasta en el trato a los clientes.

•Costos adecuados y accesibles.

•Ir un paso adelante y no limitarse a organizar viajes, sino ampliar constantemente sus actividades, por lo que además puede organizar congresos, ferias, cruceros, eventos deportivos, etc.

FUNCIÓN TÉCNICA

Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en marcha productos turísticos.Para ello es necesario relaizar las siguientes actvidades:

a) Planear el programa que se pretende llevar a cabo, por ejemplo si el cliente desea viajar a un deteriminado sitio, la agencia tiene que investigar todo lo que se refiere al lugar: como llegar, en cuanto tiempo, mejor opción para hospedarse, que lugares de interés tiene, el costo del viaje, etc.

b)Diseñar viajes, para ello hay que investigar con los proveedores, tener varias alternativas y realizar las contrataciones necesarias.

c)Organización y distribución de las plazas, asegurándose de vender solo las que vengan.

d)Tener el control de las operaciones, estar al tanto de como se va desarrollando el viaje.

FUNCIÓN FINANCIERA

Se refiere a la buena administración de los recursos económicos de la agencia, para lograralo es necesario:

* El conocimiento y análisis de la estructura económica-financiera de la empresa.

* Elaborar y analizar presupuestos.

* Idear un método adecuado para generar ingresos, organizar y supervisar gastos, asi como de cobros y pagos para que se realicen de manera oportuna.

TIENEN LA CONSIDERACIÓN DE SERVICIOS TURÍSTICOS:

•Servicio de alojamiento: cuando se facilite hospedaje o estancia a los usuarios de servicios turísticos, con o sin prestación de otros servicios complementarios. 

•Servicio de alimentación, cuando se proporcione alimentos o bebidas para ser consumidas en el mismo establecimiento o en instalaciones ajenas.

•Servicio de guía, cuando se preste servicios de guianza turística profesional, para interpretar el patrimonio natural y cultural de un lugar.

•Servicio de OPC, cuando se brinde organización de eventos como reuniones, congresos, seminarios o convenciones.

 

•Servicio de información, cuando se facilite información a usuarios de servicios turísticos sobre recursos turísticos, con o sin prestación de otros servicios complementarios.

•Servicio de intermediación, Agencias de Viajes, cuando en la prestación de cualquier tipo de servicio turístico susceptible de ser demandado por un usuario, intervienen personas como medio para facilitarlos.

•Servicios de consultoría turística, esta dado por especialistas licenciados en el sector turismo para realizar la labor de consultoría turística.

•Servicios de transporte, ofrecido por la necesidad de movilización de los turistas.